Žymos: tarp aplankų ir paieškos

(Cambodia4kidsorg nuotrauka)

Buvo laikai, kai savo kompiuteryje pažinojau beveik visus failus, įskaitant tuos, kurie gulėjo operacinės sistemos ar programų aplankuose. Diskai tais laikais buvo labai ankšti, tad daug failų juose ir taip netilpdavo, o tarnybinius operacinės sistemos failus reikėjo išmanyti tam, kad žinotum, kuriuos galima saugiai ištrinti. Tuomet naudota Norton Commander failų naršyklė idealiai atitiko poreikius. Nors joje paieškos funkcija buvo antrinė, o programos iš esmės nesiskyrė sąrašuose nuo kitų failų (atpažįstamos tik pagal plėtinį EXE, COM ar BAT), tai buvo nesvarbu. Svarbu, kad galėjai labai sparčiai keliauti po hierarchinę failų struktūrą klaviatūros komandų pagalba ir patogiai atlikti pagrindines failų tvarkymo operacijas.

Grafinės sąsajos įvedė vaizdžią aplanko ir failų piktogramų sistemą. Naujokui susigaudyti Macintosh Finder ar Windows failų tvarkyklėje buvo lengviau, tačiau tvarkymas sulėtėjo, nors gal tapo kiek intuityvesnis. Failų tvarkymas su pele iš esmės liko ištikimas aplankų struktūrai, tik teksto lenteles pakeitė langai pilni įvairių piktogramų, žyminčių programas, aplankus ir failus juose.

Per tą laiką tiek diskų talpa, tiek ir failų kiekis juose išaugo daugiau kaip 100 kartų. Aplankų sistema buvo patogi, kai sistemoje buvo keli šimtai ar tūkstančiai failų – kai jų radosi per milijoną, tradicinėje sąsajoje ėmė ryškėti trūkumai. Net turėdami galimybę suteikti failui santykinai ilgą, jo turinį paaiškinantį pavadinimą, negalime būti tikri, kad visada rasime tai, ką reikia. Milijoną failų sudėtinga surūšiuoti į aplankus taip, kad nebūtų pasikartojimo – kitą kartą net aplanko pavadinimą failų grupei ar kategorijai sugalvoti sudėtinga. Kur dėti X projekto apskaitos lenteles? Prie Excel failų, prie projekto failų ar prie apskaitos dokumentų? Kadangi apsispręsti dažniausiai tenka skubiai (išsaugant failą, įrašant failus iš laikmenos ar el. pašto), tai neišvengiamai atsiranda painiavos ir chaoso dokumentų sistemoje – tik patys pedantiškiausi ir daugiausiai laiko turintys žmonės gali sukurti kruopščiai prižiūrimą hierarchinę struktūrą ir tokią ją išlaikyti net su gausiu gaunamų dokumentų srautu. Kai kurios operacinės sistemos turi pagalbines organizacines priemones (tarkime, MacOS turi failų ir aplankų žymėjimą spalvomis), tačiau jų pagalba yra nepakankama.

Paieška – menkas išsigelbėjimas

Smarkiai išaugus saugomų diskuose duomenų kiekiui hierarchinės struktūros buvo papildytos paieškos mechanizmais. Iš pradžių paieška tegalėjo rasti dokumentus pagal failo pavadinimą (ir tai ne visada patikimai), tačiau šiandien praktiškai visų OS paieškos sistemos geba indeksuoti ir perskaityti daugumos failų turinį.

Paieška kaip išsigelbėjimas nuo informacinės struktūros perkrovų buvo pabrėžtinai reklamuojama pristatant naujos kartos OS – tiek MacOS X, tiek ir Windows, ypač Windows 7. Toks sprendimas mums, jau įpratusiems prie interneto paieškos sistemų, atrodė labai natūralus.

(Paieškos diske problema – pateikiant radinius su ieškomu žodžiu, patenka daug nepažįstamų failų)

Tačiau nuosavas diskas – ne internetas. Ko nors neradęs internete gali gūžtelėti pečiais – gal ieškomo dalyko apskritai nėra? Bet jei su paieška negali rasti dokumento, kurį tikrai žinai esantį diske, sistema greitai praranda savo patrauklumą. Juo labiau, kad ji padeda rasti toli gražu ne visus dokumentus – vaizdo klipai, garso įrašai ar nuotraukos iki šiol tėra identifikuojamos ir aptinkamos tik pagal pavadinimą.

Net tais atvejais, kai pavyksta rasti informaciją pagal paieškos žodį, jos gali būti pateikiama per daug: ir iš interneto naršyklės archyvo, ir iš atsarginių kopijų, ir iš nesusijusių tarnybinių failų. Paiešką galima siaurinti pagal diską ar aplanką, tačiau tai jau reiškia, kad žmogus turi žinoti, kur reikiamas dokumentas yra…

Neabejoju, kad ateityje failų paieška tobulės. Gal operacinė sistema ims suprasti „žmogiškai“ parašytas užklausas „vakar iš Jono gauta ataskaita“ arba „dukters nuotraukos iš vasaros stovyklos“, bet šiandien iki to dar toloka.

Gal padėtų žymos?

Nebeaprėpdamas failų struktūros ir dažnai pasiklysdamas tarp paieškos rezultatų, ėmiau domėtis kitokiais sprendimais. Vienas jų – papildomas žymų (tags) sluoksnis failų sistemai. Tai taip pat nėra naujas dalykas. Fotografai rūšiuoja nuotraukas su žymomis nuo pirmų skaitmeninių atvaizdų kompiuteryje laikų (sistema veikiausiai buvo paveldėta dar iš negatyvų batų dėžėse), tinklaraščių autoriai, kai netingi, prie savo įrašų taip pat prideda žymas, nurodančias rašinio temas.

(Žymos Leap programoje padeda iš 200+ programų atskirti 39, skirtas darbui internete, nors jos visos yra viename aplanke „Applications“)

Pritaikę žymų sistemą failams kompiuteryje gauname iš karto tris dokumentų organizacijos įrankius: hierarchinė struktūra ir paieška niekur nedingsta, tačiau mes turime galimybę uždėti papildomą žymų sluoksnį, kuris padeda dokumentus surasti greičiau arba nepamesti jų tarp milijono kitų failų.

Pasitelkiant anksčiau minėtą pavyzdį, Jono atsiųsta ataskaita XLS faile gali tiesiog būti išsaugota „My Documents“ aplanke ar aplanke „Projektai“, tačiau uždėję žymas „Jonas“, „ataskaita“, „X projektas“ ir kitas, jei reikia, mes vėliau galėsime lengvai tą ataskaitą surasti, tiek ieškodami pagal autorių, tiek pagal dokumento tipą, projektą ar kurį kitą atributą.

Konkretus pavyzdys su programa Leap, kurią šiuo metu naudoju (kitoms OS taip pat yra analogų): į paieškos laukelį rašau „projektas X“. Gaunu kelis šimtus failų, dalis kurių iš tiesų yra naršyklės aplankytų tinklalapių kopijos. Rasti reikiamą dokumentą tokioje makalynėje yra keblu, tačiau kairėje skiltyje Leap surašo ir visas žymas, kurias rado prie paieškos aptiktų dokumentų. Aš ten matau „ataskaita“, „Jonas“, šalia „planas“, „vykdymas“, „Birutė“, „Petras“ ir t.t. Bakstelėjęs pele į norimą žymą aš susiaurinu radinių sąrašą taip, kad jame liktų tik tas, kas man svarbu. Tai greita ir labai efektyvu.

Kitas žymų privalumas – „netikėti“ atradimai. Atrinkęs paveikslėlius su žymomis „kalėdos“, „draugai“ ir peržiūrėjęs juos galiu rasti, kas manęs nepasveikino su šventėmis. Spustelėjęs knygų aplanką ir žymą „nuotykiai“, galiu aptikti, kad neturiu, ką savaitgalį skaityti – viskas jau perskaityta. Įprastinėje hierarchinėje sistemoje ar paieškos rezultatuose be žymų tai padaryti yra daug kebliau.

Pagrindinis žymų trūkumas – didelis darbas jas sudėti. Bepigu tiems, kas pradeda nuo nulio ir išsiugdo įprotį visus svarbius gautus ar sukurtus failus kaip mat sužymėti pagal temas. Bet jei šiandien jau turi kelis terabaitus duomenų, tai žymos pradeda duoti naudos ne iš karto. Gerai bent tai, kad kuo ilgiau jas naudoji, tuo daugiau naudos turi – net kelios žymos prie svarbiausių dokumentų yra puiki pradžia, tikrai palengvinsianti darbą. Dalį žymėjimo, beje, galima automatizuoti, įvedant tam tikras taisykles (visi liepos mėnesį įkelti paveikslėliai automatiškai žymimi „atostogos“ ir pan.).

Kadangi pats dar neseniai pradėjau naudoti failų sistemos žymas, būtų smalsu sužinoti, ar jas naudojate jūs. Ir jei naudojate – kokiomis gudrybėmis galite pasidalinti. Nesu tikras, kad žymos yra „galutinis“ sprendimas, bet šiai dienai daugiau nieko nesugalvoju…